Английский давно стал языком международного общения. Соответственно, он активно используется в деловой переписке между партнерами из различных стран. В связи с этим крайне важно знать то, как написать деловое письмо на английском языке, о чем и пойдет речь далее в статье.

Содержание

Что такое деловое письмо

Деловое письмо представляет собой официальное письменное сообщение, которое отправляется от одной компании, организации или частного лица другой компании, организации или частному лицу в деловых целях. Они могут содержать различную информацию о коммерческих предложениях, заказах, заявках, соглашениях, уведомлениях, просьбах, благодарностях, а также затрагивать некоторый иной     спектр вопросов.

Деловые письма могут быть написаны в различных форматах, таких как электронные сообщения, на бумажной основе, факсограммой и проч. Они должны быть формальными и корректными, так как они представляют компанию или организацию в рамках делового общения.

Подпишись на Путь к знаниям

Здесь ты найдешь уроки, исследования, интересные факты и вдохновение для творчества.

Основные структуры подобного обращения включают в себя:

  • Заголовок.
  • Дату.
  • Наименование адресата.
  • Текст письма.
  • Заключительные предложения.
  • Подпись и приложения, если таковые имеются.
Важно следить за стилем написания текста, чтобы он был профессиональным и понятным для адресата.

Деловые письма могут быть отправлены для различных целей, таких как установление коммерческих отношений, заключение контрактов, уведомления о сроках и условиях сотрудничества, документирование договоренностей и принятия решений.

Правильно составленные письма являются важным инструментом ведения успешного бизнеса и эффективного делового общения. Они способствуют поддержанию хороших отношений между партнерами, устранению недопониманий и конфликтов, а также обеспечивают правильное выполнение договоренностей и сотрудничество между сторонами.

Основные принципы составления

Деловое письмо, составленное на английском языке, имеет свои особенности, которые следует учитывать при его составлении. Важно, чтобы сообщение было формальным, четким, точным и профессиональным. Собственно, рассмотрим некоторые основные особенности, которые нужно учитывать при оформлении деловых обращений зарубежным партнерам.

  1. Деловое письмо должно быть написано в формальном стиле, без использования частных, просторечных, жаргонных или неформальных выражений. Следует использовать вежливые формы обращения («Dear Mr./Mrs./Ms. Last Name») и форму «You». В английском языке отсутствует уважительные форма «Вы» в формальной переписке. Допустимой формой обращения к деловому партнеру является «you» («ты», «вы» в зависимости  от контекста), «your» («твой», «ваш»).
  2. Следует писать коротко и ясно, избегая излишних слов и жаргонизмов. Важно поддерживать логическую структуру текста, разделять его на абзацы и использовать перечни, если необходимо.
  3. Письмо должно быть оформлено в соответствии с деловыми стандартами: шрифт Times New Roman, размер шрифта 12, выравнивание по левому краю, наличие отступов и межстрочных интервалов.
  1. В начале письма указывают тему сообщения (Subject) и свои контактные данные в подписи (Signature), включая имя, должность, название компании, адрес электронной почты и телефон.
  2. Завершают письмо словами благодарности и ожиданием ответа («Thank you for your attention» или «I look forward to hearing from you soon»). Не стоит забывать и о формальном прощании («Yours sincerely» в письмах, адресованных конкретному лицу, или «Yours faithfully» в письмах, которые начинаются с «Dear Sir/Madam»).
Нужно обращать внимание на правила орфографии и пунктуации, чтобы избежать недоразумений. Стилистически и грамматически выверенное деловое письма позволит создать благоприятное впечатление об отправителе – как о сотруднике, так и об организации в целом.

Структура

Итак, как было сказано ранее, деловое письмо (a business letter) представляет собой формальный тип переписки между отдельными лицами или организациями, который обычно используется в профессиональных целях.

Хорошо структурированное деловое письмо необходимо для четкой и эффективной передачи информации. Унифицированных форм таких сообщений не существует в принципе, однако при их составлении следует придерживаться определенной  рекомендуемой структуры документа:

  • Информация об отправителе. Этот блок включает в себя имя, должность отправителя, название компании, адрес, номер телефона, адрес электронной почты
  • Дата составления. Дата должна быть указана под информацией об отправителе или в конце самого письма.
  • Информация о получателе. Данный блок должен включать в себя: полное имя получателя, его должность, название компании, адрес получателя.
  • Приветствие.Оно должно быть официальным и соответствующим образом адресовано получателю.
  • Основной текст (тело сообщения).Текст письма должен быть ясным, кратким и отражать информацию по существу. Собственно, данный блок включает основную мысль или цель обращения.
  • Подпись. После написания основного текста следует подписать письмо в заключительной его части. Если сообщение отправляется по электронной почте, то можно использовать отсканированную подпись или просто написать свое имя.
  • Приложения. Если прилагаются какие-либо дополнительные документы, такие как резюме или контракт, то их перечень указывается в письме под подписью.

Следуя этому плану, можно быть уверенным, что деловое письмо будет профессиональным и хорошо структурированным. В конце не следует забывать отредактировать письмо перед отправкой, чтобы избежать каких-либо ошибок или недоразумений.

Полезно также почитать: Как написать рекомендательное письмо на английском

Как составить обращение

При написании делового письма на английском языке важно поддерживать профессиональный и уважительный тон при обращении к своим партнерам. Рассмотрим несколько рекомендаций, связанных с  тем, как обращаться к получателям деловой корреспонденции:

  • Если отправителю известны имя и должность человека, к которому он обращается, лучше всего использовать их в своем приветствии. Например, «Dear Mr. Smith» или «Dear Mr. Johnson».
  • Использование общей нейтральной формулировки, если имя или должность получателя неизвестна. Если отправителю неизвестно имя или должность человека, то можно использовать общую нейтральную формулировку, например «Dear Sir» или «Dear Madam».
  • В английской деловой переписке принято использовать двоеточие после приветствия, например «Dear Mr Smith:» или «Hello Dr Brown:».

Образец письма:

В целом же важно учитывать уровень формализма и характер отношений с получателем при принятии решения о том, как обращаться к нему в деловом письме.

Завершение

Завершение делового письма так же важно, как и его содержание. Оно задает тон отношениям между отправителем и получателем, а также оставляет впечатление, которое в последующем будет сложно изменить.

  • Завершается письмо формальной концовкой, таким как: «Sincerely», «Yours sincerely», «Best regards», или «Kind regards». Такие заключения подходят для деловой переписки и демонстрируют уважение к получателю.
  • После концовки рекомендуется проставить собственноручную подпись, а затем написать свое полное имя. Это придаст письму нотку индивидуальности. Естественно, если документ направляется по электронной почте, то такой возможности может и не быть.
  • Если отправитель занимает конкретную должность в компании, то рекомендуется указать эту информацию рядом с именем. Это поможет получателю определить роль и полномочия в организации.
  • В случае, если получателю необходимо связаться с отправителем или у него возникнут какие-либо вопросы, можно указать контактную информацию в конце письма. Она включает номер телефона, адрес электронной почты и любые другие важные контакты. Однако, как было отмечено ранее, такая информация может быть указана в начале письма.
  • Всегда полезно выразить благодарность получателю за его время и внимание. Это можно сделать, включив фразы типа  «Thank you for your consideration» или «I appreciate your assistance».
  • Перед отправкой письма обязательно нужно перепроверить текст на наличие орфографических или грамматических ошибок. Хорошо составленное письмо демонстрирует профессионализм и внимание к деталям.
На практике деловая корреспонденция на английском языке по своей структуре и степени формализма мало чем отличается от аналогичной, выполненной на русском. Однако следует помнить о некоторых особенностях, включая стандартные формулировки вводной и заключительной части, а также следить за стилистикой и грамматикой текста.

Советы от эксперта:

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Проверь себя